Att angöra ett event

När världens första event genomfördes låter jag vara osagt. Men det som vi idag benämner som eventmarketing kan härledas till bland annat när Coca Cola började dela ut dryckeskuponger för att marknadsföra sin produkt år 1886. 1893 genomfördes den första World Fairs i Chicago. Runt 1970 började Amerikanska bryggerier aktivera sig fysiskt för att attrahera olika demografiska grupper.

Jag skulle dock vilja påstå att dagens eventmarketing föddes i samband med startskottet av 1984 Olympiska Spel i LA. Det var de första spelen som skapade en ekonomisk framgång för arrangörerna och detta var bland annat genom att sponsorerna tilläts aktivera sig på ett mer tydligt sätt och därav kunde både spelen och dess partners använda sig av detta moment. 

Jag har genomfört väldigt många events sedan den dagen jag aktiverade min egen bilsponsor via en egen snowboardinbjudningstävling i Bydalen 1992, UMI, Ulf Mård Invitational. För mig är det ett naturligt sätt att jobba på och jag tror det kommer att finnas utrymme för mer events i framtiden då det fysiska mötet är ett måste för att det skall uppstå kemi på riktigt mellan olika människor, varumärken och anställda.

För att inte bara vara snacket utan verkstad, så ska jag ge dig lite handfasta tips på hur du kan tänka när du ska arrangera ett event, eller för den delen beställa ett event.

  • Säkerställ alltid att du har tillräckligt med resurser så att du inte behöver göra allt själv
  • Ett event är ofta framtungt, dvs den mesta energin och planeringen sker initialt i projektet. Detta måste tas hänsyn till i din projektplanering och även i budgetering. Många kunder och aktörer som inte har insikt i detta kommer ofta sent med ändringar, ibland för sent.
  • Jag hatar Post it lappar, men när jag väl skall projektplanera ett event så tar jag in alla i styrgruppen och gör en liten kreativ övning. Alla får varsitt Post it-block, sedan skriver vi var och en ner de milstolpar vi kommer på. När alla känner sig klara så klistrar vi helt enkelt upp Post it lapparna i turordning på en vägg, sedan kan vi flytta dem fram och tillbaka till dess att vi har kommit överens om en bra ordning.
  • Det kommer alltid upp detaljer i projektet på det här sättet, som inte är milstolpar, men de kan vi bara klistra på varje milstolpe och ta oss med in i projektet när det skall detaljplaneras.
  • Nu är det dags att föra in detta i något slags digitalt format. Trello, Monday eller annat önskat projektledningsverktyg. När det gäller budget är jag gammaldags, jag kör fortfarande Excell. När planen är satt, kontrollerar jag först att alla programmeringar i dokumentet är korrekta. Sedan kör jag hela projektplanen från slutet till början, då kommer jag lättare på vilka delmoment jag eventuellt har glömt att ta med. Jag vill undvika de där groparna.
  • Glöm inte punkter i din plan som miljö, sopsortering och klimatpositiva insatser: det är hygienpunkter idag.
  • När väl budget och projektplan är satt så är kommunikationen i projektet allt för att lyckas! Hur synliggör du alla detaljerna i projektet för dina intressenter? Vem gör vad och hur rapporterar man in det till en styrgrupp?
  • Se till att få tydliga sign offs från din beställare. Många har fallit på detta, när många tycker och tänker och man som leverantör är väldigt sugen på att göra en bra leverans är det lätt att tolka när någon tycker något att det är en beställning. Återkoppla alltid via mail till din beställare för att få verifierat att det skall betraktas som en beställning. Gör det skillnad i budget, berätta det omgående.
  • Nu är du mest troligt uppe och springer med ditt projekt. Allt ser bra ut, budget är på plats, projektplanen är klockren, beställaren är nöjd. Det är nu allt händer. Ett projekt är aldrig en rak linje mellan två punkter, snarare en navigering mellan fallgropar, dead ends, regler, nya projektmedlemmar med mera. Det är den här biten som jag tycker är så häftig med ett event, att det är ett levande format som oftast har så många detaljer som skall överses och väldigt många vill vara delaktiga. Din förmåga att aldrig tappa fart kommer nu att sättas på spel, kör du fast måste du hitta en ny väg fram mot leverans. När något händer, drabbas aldrig av panik, du kommer att lösa det med lite taktfast arbete.
  • Säg att du nu överlevt allt detta ovan, då är det snart dags för dagen D. Se till att vara utsövd, tränat och ätit rätt så att du är full med energi. Om du kan, fall inte i frestelsen att förfesta med de deltagare som eventuellt redan har anlänt inför eventet. OM du måste ut och representera, drick alkoholfritt, det ser seriöst ut. Lever du i en kultur där man måste festa, ta en ölflaska och fyll den med vatten, då kan du hänga med fast du skall vara på tå nästa dag.
  • Dagen D. Nu gäller det, allt skall falla på plats. Se till att alla som skall vara med är välinformerade om vart, när och hur. Finns många tekniska hjälpmedel, alternativt kör med utprintade format. Jag gillar att ha superproffsiga komradios, då kan du kommunicera med alla i din grupp utan att behöva röra på dig/störa något som pågår.
  • Vilken sorts event du nu än skall leverera så är det när du väl står där med besökarna som allt skall klaffa. Maten skall vara på topp, ljudet skall funka, skärmarna skall vara i synk osv. Det är i detta ögonblick du skapar magi.
  • Har du nu lyckats skapa magi så kommer du känna dig odödlig. Det är en härlig känsla. Se till att inte då bara stå och glutta i ditt genomförandeschema, lyft blicken och skapa eviga band med din publik. För jag lovar, nästa dag kommer en annan byrå stå där utanför dörren till din uppdragsgivare med en massa argument hur de kan göra detta, snyggare, smartare, bättre och mer kostnadseffektivt.
  • Dagen efter, nu kommer det jobbiga med att jobba med events, först så skall ju allt riggas ner, städas upp, sopsorteras och så vidare. Men, det som är ännu mer intressant är att din hjärna är smartare än vad du tror. När du har laddat upp så hårt under en längre tid inför detta magiska moment, då är hjärnan skapt så att den kommer att säga till din kropp att vila. Det gör den genom att blockera tillförseln av dopaminer i skallen, dvs du känner ingen glädje, du kan tom börja tänka tankar som att du är sämst i världen. Tänk då tillbaks till allt det där magiska som ni gjorde, då kommer smilbanden ändå att vändas uppåt. Men viktigt att förstå att detta är bara en normal reaktion, samma gäller för tex en artist som går upp på scenen, det kommer alltid en dipp.
  • Så, nu är det dags att summera projektet. Gör det på ett lika taktfast sätt som du satte igång det. Möten, intervjuer osv som leder till lärdomar hur du och ditt event kan bli ännu bättre. I ditt projekt så har du mest troligt fotograferat och filmat, använd det materialet på ett snyggt och smart sätt att överraska din beställare ännu en gång

Lycka till! Behöver du hjälp på vägen så finns vi här!

Kram från Ulf mård och Team Louder Family.